第二节 会计核算软件的要求
一、会计核算软件的基本要求
根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：
1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。
2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。
3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
5.会计核算软件应当符合GB/T 19581-《信息技术-会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
6.会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。
9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
此外，我们将分别就会计核算软件中，对会计数据的输入、处理和输出功能，以及其他方面的相关内容提出具体的要求。
二、会计数据输入功能的基本要求
数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。
会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。此外，会计软件某个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据其他功能模块中的数据生成。
(一)对初始数据输入的基本要求
在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始功能：
1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。
2.输入需要在本期进行对账的未达账项。
3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。
4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。
5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。
(二)会计核算软件输入原始凭证的相关要求
会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。会计核算软件对需要输入的原始凭证，可以按照以下方法进行处理：
1.输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证;输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过;在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核;输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。
2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证;会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证;记账凭证审核通过或者登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。
3.在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账以后，如果原始凭证确需修改，则会计核算软件应在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。
(三)会计核算软件输入记账凭证的相关要求
1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能、输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。
2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。
3.在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：
(1)正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。
(2)以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。
(3)正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。
(4)正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。
(5)正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。
(6)会计核算软件应提供对已输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。
(7)对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。
(四)会计核算软件审核、修改记账凭证的相关要求
1.会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证(不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证)进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出与输入记账凭证时规定的各项提示。
2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。
3.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。
4.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正，红字可用负号“-”表示。
5.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。
6.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。
(五)会计核算软件对处理外国货币核算业务的要求
1.适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。
2.采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时，输入期初和当时外汇牌价的功能。记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。
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