（一）确定邀请规格。向外宾发出正式邀请时，要讲究双方规格对等。(二)排定礼宾次序。接待不同国家、不同地区、不同单位的外宾，必须按照国际惯例和本国的常规做法，排定先后顺序。一般采取以下做法：一是依照来宾的地位高低排列。二是依照来宾所在国家或地区名称的英文字母顺序排列。三是依照来宾抵达的先后顺序排列。四是不排列。(三)必须慎重悬挂国旗。为维护本国的国家尊严，任何主权国家均不允许在本国国境之内随意悬挂或摆放外国国旗。除国际法规定外，我国目前允许五种场合悬挂或摆放外国国旗。其一、外国国家元首、政府首脑正式到访;其二、外国贵宾访问期间我国举行重要的礼仪活动;其三、国际会议在我国举行;其四、重大的国际活动在我国举行;其五、为在我国进行的国际经济重要项目而举行的庆典或仪式。悬挂或摆放中、外国旗的常规是：如并排升挂两面国旗，应以国旗自身面向为准，一般将外国国旗悬挂在右侧，我国国旗悬挂在左侧。并排升挂三面以上国旗时，应按礼宾序列，自右而左，依次升挂。通常，东道国国旗居于末尾。但举行国际会议时，东道国国旗不必居后。我国规定，在中国境内悬挂外国国旗时，必须同时升挂中国国旗，其高度要相等，面积要大致相似，以示彼此相互平等。国旗象征着国家，在涉外交往中升挂国旗时，绝不容许将任何一方的国旗弄错或挂错。(四)拟定接待计划。接待外宾之前，应当认真拟定一份周详的接待计划，以使工作减少周折，按部就班地进行。在拟定接待计划前，要充分了解外宾有无特殊习惯、要求，本着互助互利、交往对等的原则，在力所能及的情况下，尽可能地满足其正当而合理的要求，并列入接待计划中。一份外事接待计划，就是接待工作的指南和行动纲领。应包括膳宿安排、交通工具、会见会谈、参观访问、文娱活动、异地游览、新闻报道、安全保卫、突发事件、礼品准备、人员配备、经费预算等基本内容。正式的接待计划一经拟定，应尽快报请上级主管部门批准。此后，报、送与接待工作有关的部门并通报给外方。(五)掌握人员状况。要作好外事接待工作就必须掌握好外方与我方有关人员的状况。一方面，应对主要来访者的基本情况、风俗习惯及主要禁忌尽可能地了解。若对方曾来华访问过，最好借鉴当时我方的接待规格和接待方案。另一方面，选择我方负责接待工作的人员，确定专门负责此事的陪同人员、翻译、工作人员及司机。接待人员要进行专门的业务培训，对其进行必要的外事纪律和国际礼仪等方面的教育。