一、动机信要朴实、整洁，使对方乐于阅读
所写句子要简洁明了，根据内容进行分段，不需要啰嗦很多。本文中，写自己成长于哪里哪里一句话带过已经足够了，再多写一些就是啰嗦。写文书需要谨记每一句都是为整体服务，如果不是很需要，就说明句子还能继续优化。可以请别人多次阅读所完成的文书，一步步剔除不恰当的表达。
二、不宜过长，内容精悍为佳
一份文书虽然需要包含多项内容，但长度仍需注意，不要太长，不要发散地去讲自己本身有多优秀有哪些优势，这些是需要学校方面做出判断的，不要对自身条件做夸大。
最后再强调一点，好文书是改出来的，永远不要指望一天内搞定文书，不要指望下笔如有神，一遍就能完成。待完成最终稿的时候你会发现，和一开始写的内容相比已经大不相同了。
三、避免幼稚，委婉表达
留学生的文书很经常犯下幼稚的错误，如：Je vous assure que je suis le meilleur dans ma classe…这样的表达是很不恰当的，用太多的je在文中也会显得不够委婉，如 je suis rigoureux，就不如mes études des sciences physiques m'ont apporté de la rigueur.因此，写文书时候必须注意避免幼稚，避免太过直接，当然也不宜使用。
