文秘基础知识概况:
文秘基础
第一节 秘书的定义及分类
一、秘书的定义
(一)制定秘书定义的要点
1.秘书活动的服务对象是领导者;
2.秘书活动的根本职能是辅助管理;
3.秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
(二)教材给出的定义
秘书是直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。
(三)其他定义
1.秘书是帮助上司处理各种事务的人员。
2.秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。
3.秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
二、秘书的分类
(一)纵向分类(秘书的层次)
1.秘书所在单位的级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。
2.同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分：
(1)初级秘书：主要从事一般日常工作;
(2)中级秘书：主要负责文字工作——起草文稿、办理公文、处理信息;
(3)高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。
3.秘书职业资格鉴定的三个等级线：初级、中级、高级秘书，在知识要求和技能要求上各有不同。
(二)横向分类(秘书的类别)
1.从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。
2.从具体工作的角度划分，其意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。
(1)“生活秘书”这一类型确实存在过，不能简单地予以否定;
(2)按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”、“警卫秘书”等类型。
第二节 秘书机构
一、秘书机构的定义
秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构，也叫办事机构。它隶属于领导机关，并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务服务。
二、秘书机构的性质
(一)比较两类机构
1.职能性机构：承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰。(或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”)
2.综合性机构：不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。
(二)秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构。
三、秘书机构的特点
(一)附属性：直接隶属于领导机关;
(二)综合性：活动内容综合性强;
(三)辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督。
四、秘书机构的设置
(一)总原则：必须适应机关或单位管理工作的实际需要。
(二)具体要求：
1.凡独立单位必须设置秘书机构;
(独立单位：有一定数量的常驻领导干部和办事人员，能独立行使一定权力的实体单位。)
2.秘书机构的组织形式、人员配备，必须符合精简、合理、高效的要求;
3.秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。
五、秘书机构的任务
(一)总括：
1.秘书机构的基本任务是为机关领导层或领导者提供综合性辅助和公务服务。
2.办文、办会、办事是中外秘书机构的主要任务的概括。
(二)分述：
1.政务性工作(参与政务)
(1)调查研究(为领导掌握情况、制定政策服务，为决策提供准确可靠、全面具体的情况，提出富于建设性的意见和建议)
(2)信息工作(向决策者及时提供准确、完整、有用的信息)
(3)协调工作(侧重于协调机关单位内各职能部门的工作目标、工作步骤等，沟通上下，联系左右，理顺关系)
(4)咨询工作(为决策者提供与决策有关的法律、法规、政策、资料等，范围极广)
2.业务性工作(秘书部门独有的、带有秘书专业性质的任务)
(1)文书工作(公文的“统收统发”)
(2)档案工作(现行文件办理完毕后，对其中具有存查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理)
(3)会务工作(为了开好会议而开展的一系列准备、组织工作)
(4)接待工作(可分为内宾、外宾接待两大类，注意“内外有别”)
(5)保密工作(保守国家及本单位的各类秘密，一般设有保密室)
3.事务性工作(主要指处理机关单位日常事务的各类工作，如文印、交通、值班、福利、环境卫生、设备管理等)
六、秘书机构的领导关系
(一)秘书机构只直接对所属机关单位负责
秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。
这种领导关系，可以形象地比喻为“各为其主”、“各自为营”。
(二)秘书机构之间的联系
1.纵向联系
2.横向联系
七、各类秘书机构(略)
第三节 秘书工作
一、秘书工作的定义
秘书工作是秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象而开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动，其目的在于通过近身综合辅助和公务服务，减轻领导的事务负担，以便领导集中精力处理决策大计，协助领导提高工作效率和优化工作效果。
二、秘书工作的主要内容
(一)主要内容
1.事务管理
2.中介沟通
3.文书工作
4.信息工作
5.参谋辅助
6.会务操办
7.综合协调
8.督促检查
(二)小结
1.简言之，凡是领导者和领导机关需要的综合辅助和公务服务，都是秘书工作的内容。
2.领导者的工作延伸到哪里，秘书工作就必须跟进到哪里。
3.秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
第四节 秘书工作的特点
一、众说纷纭的描述和概括
秘书工作的特点是一个复杂的体系，可从不同的角度予以描述。
二、秘书工作最重要、最有特色的性质
(一)辅助性
1.内涵：一切秘书活动均以辅助领导为中心内容。
2.地位：辅助性是秘书活动最根本的属性。
3.全面准确地认识辅助性：
(1)秘书人员必须“尊重政务与事务之区别”。(抗战时期)
(2)秘书部门负责人的工作性质是“既要参与政务又要掌管事务”。(1951年)
(3)立足于本单位的全局，在强烈的战略意识指导下，不仅要想领导之所想、急领导之所急，而且要想领导所未想、急领导所未急，提供全方位、全过程的辅助。
(4)辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。只有搞好事务性工作，单位内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使单位职能正常发挥，立于不败之地;只有搞好事务性工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导。
(5)不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，不能认为领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。
(6)辅助决策不仅表现在重大问题的研究、讨论中，而且表现在大量的日常事务的承办和处理中，把这些日常工作做好了，就是为决策的制定、执行和落实提供了帮助。
(7)秘书人员在辅助决策中作用的大小，既取决于秘书人员是否积极主动地开展工作，更取决于领导是否重视发挥秘书的作用。此外，还与秘书人员自身的能力有关。
(8)秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
(二)中介性
1.沟通上下、全面协调
2.就围绕领导的核心工作——决策而言，秘书活动可以发挥的作用是：辅助领导决策，传达决策，了解决策的执行情况，检查督促决策的贯彻落实。
3.中介性服从于辅助性
(三)事务性
1.在辅助领导的过程中，大量的事务性工作主要靠秘书人员来完成。
2.辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。
三、三大特点之间的关系
辅助性是秘书活动的根本性质，中介性和事务性是由辅助性决定的，也是秘书活动的重要特性。
四、为什么不宜将政治性确定为秘书活动的首要特性
(一)在阶级社会中，大多数工作都与政治有关，秘书活动的确具有政治性，但政治性绝非秘书活动所独有;
(二)在实际工作中，工作的政治方向主要应当而且只能由领导者把握。
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