中文文秘基础知识,文秘基础知识【中文】

　　文秘专业培养的是能胜任企事业单位的文员、秘书和行政助理等文职性工作的专门人才。下面是出国留学网为大家搜集整理的中文文秘基础知识，欢迎阅读。

　　一、文秘必学的酒店会议知识：

　　1.会议的性质：为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。

　　2.会议的市场规模：根据国际大会和会议协会(icca)统计：以国际会议为例：每年全世界每年举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个，其市场价值超过2800亿美圆。

　　3.中国会议市场现状：

　　1)与国际发达的会议市场相比，中国的会议旅游业尚在起步阶段。

　　表现在：

　　a)专业办会的组织或公司很少。

　　b)缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。

　　2)会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场（liuxue86.com）。

　　3)全国三星级以上的饭店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的的会议市场发展的基础。

　　4.有必要了解酒店会议的基本常识：

　　1)酒店是接待会展的核心接待部门。

　　2)目前大部分的会议市场是以酒店会议占大部分。

　　5.酒店接会议的好处：

　　1)利润高。因会议旅游者不仅经费来源可靠。消费水平较高。一般会议旅游者的平均消费是普通旅游者的三倍。

　　2)有利于扩大酒店的影响，提高酒店的知名度。

　　3)可调节酒店的淡季市场。

　　6.接好酒店会议需注意的要点：

　　1)会议团到前作好准备。

　　2)第一天会议团到时最容易出问题，需特别关注会议团。

　　3)作好会议的沟通协调工作。

　　4)每天对清帐目。

　　5)随时关注客人的意见，并及时反映给相关人员。

　　6)注意会议价格的保密性。

　　7)熟知酒店接待设施的基本情况。

　　8)监督和落实会议的各项安排。

　　9)会议结束后给相应的酒店部门给予评价。

　　10)总结会议接待中的问题及好的经验。

　　7.会议室常见的摆台：

　　1)戏院式2)课桌式

　　3)u型4)回型5)椭圆型6)长方行7)会见式8)圆桌式9)

　　鸡尾酒式10)舞台式11)t型台

　　8.会议常见的设施及工具

　　1)屏幕2)投影仪(胶片投影仪及多媒体投影仪)3)录像机4)vcd5)音响6)话筒(有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风)7)镭射笔8)幻灯机9)讲台10)台11)夹纸板12)大白板13)签到台14)名片钵15)马克笔16)铅笔17)信签18)会议桌椅19)插线板20)彩电21)横幅22)指示牌23)告示牌24)桌卡25)主席台26)盆景27)鲜花28)背景板30)隔板31)灯光照明32)同声翻译系统。

　　9.会议常见的用餐形式：

　　1)圆桌式2)自助式3)鸡尾酒会3)零点4)外卖

　　二、文秘必学的日程会议流程常识

　　1.会议文件资料的立卷归档

　　1)会议文件的收集整理工作

　　(1)确定会议文件的收集范围。

　　(2)选择收集会议文件的渠道。

　　(3)运用收集文件的不同方法。

　　2)会议文件的立卷归档

　　把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。

　　2.会议经费结算工作

　　(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

　　①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。

　　②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

　　③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。

　　④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。

　　(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。

　　3.安排与会人员返程

　　案例

　　天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

　　分析

　　会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点

　　1.提早做好与会者的票务登记预订工作

　　(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。

　　(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。

　　(3)一般情况下，要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。

　　(4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。

　　2.帮助与会者提前做好返程准备

　　(1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。

　　(2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。

　　(3)帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。

　　(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。

　　(5)帮助部分与会者托运大件物品。

　　4.会议总结

　　总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。

　　(1)会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查。总结工作的方法如下。

　　①检查会议目标的实现情况。

　　②检查各个小组的分工执行情况。

　　③将员工自我总结和集体总结相结合。

　　④以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。

　　(2)决定会议效果的主要因素有以下几个。

　　①是否具有召开会议的必要。

　　②会议准备得是否充分。

　　③议程是否科学合理。

　　④主持人的能力水平。

　　⑤是否严格控制了会议人数。

　　⑥与会人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度。

　　三、文秘必学的会议座次安排常识

　　一、关于会议主席台座次的安排

　　(1)主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

　　(2)主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

　　可参见中共中央政治局常委在xx届四中全会的座次排列图：

　　(3)几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

　　(4)对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。

　　主席台人数为奇数时

　　主席台人数为偶数时

　　二、关于宴席座次的安排

　　宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。

　　中餐桌

　　西餐桌

　　三、仪式的座次安排

　　签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。

　　四、关于乘车的座次安排

　　小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

　　乘车座次安排