文秘工作的综合性决定了秘书人员既要具有广阔的知识面又要有深厚的专业知识。下面是出国留学网小编精心为大家整理的文秘专业基础知识大全，欢迎阅读。更多文秘专业基础知识大全相关内容请关注出国留学网文秘栏目!
文秘专业基础知识大全
第一节 秘书的定义及分类
一、秘书的定义
(一)制定秘书定义的要点
1.秘书活动的服务对象是领导者;
2.秘书活动的根本职能是辅助管理;
3.秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
(二)教材给出的定义
秘书是直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。
(三)其他定义
1.秘书是帮助上司处理各种事务的人员。
2.秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。
3.秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
二、秘书的分类
(一)纵向分类(秘书的层次)
1.秘书所在单位的级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。
2.同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分：
(1)初级秘书：主要从事一般日常工作;
(2)中级秘书：主要负责文字工作——起草文稿、办理公文、处理信息;
(3)高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。
3.秘书职业资格鉴定的三个等级线：初级、中级、高级秘书，在知识要求和技能要求上各有不同。
(二)横向分类(秘书的类别)
1.从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。
2.从具体工作的角度划分，其意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。
(1)“生活秘书”这一类型确实存在过，不能简单地予以否定;
(2)按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”、“警卫秘书”等类型。
第二节 秘书机构
一、秘书机构的定义
秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构，也叫办事机构。它隶属于领导机关，并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务服务。
二、秘书机构的性质
(一)比较两类机构
1.职能性机构：承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰。(或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”)
2.综合性机构：不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。
(二)秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构。
三、秘书机构的特点
(一)附属性：直接隶属于领导机关;
(二)综合性：活动内容综合性强;
(三)辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督。
四、秘书机构的设置
(一)总原则：必须适应机关或单位管理工作的实际需要。
(二)具体要求：
1.凡独立单位必须设置秘书机构;
(独立单位：有一定数量的常驻领导干部和办事人员，能独立行使一定权力的实体单位。)
2.秘书机构的组织形式、人员配备，必须符合精简、合理、高效的要求;
3.秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。
五、秘书机构的任务
(一)总括：
1.秘书机构的基本任务是为机关领导层或领导者提供综合性辅助和公务服务。
2.办文、办会、办事是中外秘书机构的主要任务的概括。
(二)分述：
1.政务性工作(参与政务)
(1)调查研究(为领导掌握情况、制定政策服务，为决策提供准确可靠、全面具体的情况，提出富于建设性的意见和建议)
(2)信息工作(向决策者及时提供准确、完整、有用的信息)
(3)协调工作(侧重于协调机关单位内各职能部门的工作目标、工作步骤等，沟通上下，联系左右，理顺关系)
(4)咨询工作(为决策者提供与决策有关的法律、法规、政策、资料等，范围极广)
2.业务性工作(秘书部门独有的、带有秘书专业性质的任务)
(1)文书工作(公文的“统收统发”)
(2)档案工作(现行文件办理完毕后，对其中具有存查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理)
(3)会务工作(为了开好会议而开展的一系列准备、组织工作)
(4)接待工作(可分为内宾、外宾接待两大类，注意“内外有别”)
(5)保密工作(保守国家及本单位的各类秘密，一般设有保密室)
3.事务性工作(主要指处理机关单位日常事务的各类工作，如文印、交通、值班、福利、环境卫生、设备管理等)
六、秘书机构的领导关系
(一)秘书机构只直接对所属机关单位负责
秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。
这种领导关系，可以形象地比喻为“各为其主”、“各自为营”。
(二)秘书机构之间的联系
1.纵向联系
2.横向联系
七、各类秘书机构(略)
第三节 秘书工作
一、秘书工作的定义
秘书工作是秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象而开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动，其目的在于通过近身综合辅助和公务服务，减轻领导的事务负担，以便领导集中精力处理决策大计，协助领导提高工作效率和优化工作效果。
二、秘书工作的主要内容
(一)主要内容
1.事务管理
2.中介沟通
3.文书工作
4.信息工作
5.参谋辅助
6.会务操办
7.综合协调
8.督促检查
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一、秘书人员的知识结构
(一)基础知识
秘书应具备的基础知识可以分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，包括语文、历史、地理、外语等;另一方面是自然科学知识，包括物理、化学、生物等知识。这些知识对其秘书工作起着直接或间接的作用。
(二)专业知识
专业知识是指秘书人员应该具备的秘书业务知识，包括应用文写作、文书制作和文书档案管理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信访工作、信息科学和公共关系知识等。由于秘书岗位所在的部门属于枢纽部门，与领导联系最为紧密，因此秘书在辅助领导进行科学决策管理过程中发挥着重要作用，所以，具备基本的秘书业务知识和一定的管理学知识，对于提高秘书工作效率，实现秘书工作的现代化、科学化意义重大。
(三)行业知识
行业知识是指秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的秘书人员必须具备行政管理知识，在工商企业工作的秘书人员必须具备企业管理知识、市场营销知识，而处于教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员也应具备各自的行业基础知识，秘书在日常工作中必然会大量接触行业领域的专业知识，如果不了解这些知识就有可能对所处理事务的轻重缓急不甚清楚，进而有可能造成失误或损失。
(四)相关知识
所谓相关知识是指秘书人员为适应新形势下的工作需要而应该加以进修的知识，属于秘书人员知识结构中的较高层次，主要涉及经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。通过这些专业的学习，秘书人员可以更加拓宽自己的工作领域。在当前市场经济条件下，随着我国各项改革措施的不断深化，有些专业领域的知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。比如社会学、心理学，有助于秘书人员更好地认识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉地、更有效地适应秘书工作和秘书活动，还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作，比如领导科学、信息传播学等等。
秘书人员应根据岗位的需要和自我的要求，有针对性地、有目的性地建构合理的知识结构，不断优化自己的知识结构。而随着社会的不断发展，“终身学习”的理念正在逐步深入人心，日益成为对各行各业从业人员的共同要求。秘书从业人员也应根据自身的实际状况有意识地扩大知识面，不断加强专业知识与行业知识的广度和深度。
二、秘书人员的能力要求
秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，要求秘书人员必须具备下述基本能力要求：
(一)表达能力
秘书工作的表达能力包括语言表达能力和文字表达能力，“能说会写”是对秘书工作的基本能力要求，也是秘书人员给人的第一印象。
1.语言表达能力
秘书虽然很少有机会亲自走上发言台，但是上传下达、汇报情况、接待来访、接打电话等这些基本的日常办公工作却是无时无刻不在考验着秘书人员的语言表达能力。因此语言表达能力作为秘书人员必备的基本能力，就要求秘书人员在日常办公工作中要做到：一要反应敏捷，应对自如;二要表达准确，分寸适当;三要口齿清楚，流畅清晰;四要态度从容，表达圆满;五要针对不同对象，选用不同语言，讲究说话的艺术性。
2.文字表达能力
所谓秘书人员的文字表达能力，简单地说就是以书面形式表达思想意图，辅助领导处理政务的能力。这是秘书人员“以文辅政”的必然要求。较强的文字表达能力集中体现在以准确、简洁、得体、庄重、朴实的书面语言，撰写符合规范的公文文稿。秘书人员要写好公文和应用文，应具备语法、逻辑、修辞等方面的知识，掌握丰富的词汇和不同的句式，具备公文和应用文文体知识，掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期的实践积累将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力，是需要加以锻炼、培养才能提高的。
(二)办事能力
秘书活动具有鲜明的事务性特征，办事是秘书基础性和经常性的工作。对于领导者来说，每天要忙于抓具有全局性的大事，而具体的事务性工作则主要是由秘书来承担的。对于各职能部门来说，每一个职能部门都有自己分管的专门业务和职责范围，因此，凡是别的部门不管的事和领导交办的事，秘书部门都要管。总之，办事能力是秘书工作的一项最基本、最重要的能力，也是一种综合能力，它主要包括下述几个方面：
1.理解领会能力
理解领会能力是高效办事的前提。口语信号的表达往往同一定的情境有关，也常因不同的表达风格而使同样的话具有不同的含义。秘书人员要善于从领导或别人的发言中抓住要点、判断其真实用意、察觉其言外之音，从对方的语气、停顿、眼神、表情和姿势中体会其说话的分量，进而抓住矛盾的焦点。全面正确地理解领会领导的意图(当然也包括其他交往对象的意图)，才能将事情办好。
2.观察分析能力
秘书工作可谓千头万绪，巨细皆备，所以在工作中要时时、事事、处处做个有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅要善于发现问题，更要善于分析问题，把各种事情综合考虑清楚，分出轻重缓急、主次难易，有条不紊地分别办好。秘书具备观察分析能力就能深入实际，经过分析研究提出解决问题的方法，供领导参考。并且观察分析能力是秘书工作由被动服务变为主动服务的前提条件。
3.应变能力
应变能力是对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和综合素质在应急状态下的临场发挥和反映，要求秘书人员必须具备冷静的头脑和随机应变的能力。秘书人员所处理的事务可以分为两类：一类是可以事先预计和安排的经常性事务;另一类是无法预计和安排的突发性和意外性事件。这种经常性与突发性的矛盾统一是秘书工作的一大特点，它要求秘书人员必须具备敏捷的应变能力。事件一旦发生，秘书人员就能立即投入紧张的工作中。此外，秘书人员还要具备良好的心理素质，能够控制情绪，对突如其来的事件可以立即作出判断，采取果断有力的措施，在不违反原则的前提下进行变通处理。
(三)社会交往能力
由于秘书工作本质上属于一种服务性工作，秘书人员需要处理各种复杂的人际关系，所以秘书人员要加强社会交往能力的培养，具备与各种各样的人交往的能力。秘书人员要提高社会交往能力，就需要了解人际交往的基本特点，掌握人际交往的原则和方法，这样才能处理好同各个方面的关系，建立和谐融洽的工作环境，为顺利开展各项工作活动创造必要的条件。
在人际交往中秘书人员应当坚持诚实、谦虚、和气、大方、端庄、适度的原则。其中，诚实、谦虚、和气，是做人的态度问题;大方、端庄是对仪表的要求;适度是指言行的标准，是风度问题。态度和风度是构成社会交往能力的重要因素。
秘书人员良好的社会交往能力要依靠长期工作实践的积累和培养，具体可以从下述几方面进行：一要学习和掌握交往对象的心理状态;二要树立高尚的交际品德;三要善于沟通情感并注意行为仪表;四要把握好言行尺度，做到恰到好处。