汇报材料，是指一个地区、一个部门、一个单位的负责人在一些比较正规的场合向上级领导或机关进行工作汇报时所用的正式文稿。汇报材料写得如何，事关工作绩效、部门形象以及听取汇报人的认可。笔者认为，写好汇报材料，必须把握以下四方面。
牢牢把握汇报主旨。首先，要根据汇报需要确定主旨。一般来讲，汇报材料主要围绕着新领导“熟悉了解”、主管领导“专题调研”以及区域或行业外领导的“考察学习”三种情况使用，因此，把准汇报“脉搏”，摸清考察动机，根据听取汇报人的关注点，或适度介绍部门概况、或避繁就简直奔主题、或突出特色提出建议，不一而足。其次，要结合汇报人特点确定主旨。不同部门的工作侧重点不同，不同汇报人的思想观念各异，要求的汇报材料内容自然大相径庭。汇报人打算说什么、怎么说是决定材料写作重点的重要因素，也是汇报材料的主旨所在。因此，汇报材料一定是汇报人思想和本单位工作的完美结合，要准确把握汇报人的想法和意图，切忌偏离主题、答非所问或缺漏汇报内容。
合理把握汇报结构。一篇汇报材料如同美女穿衣打扮，只有符合比例，才能赏心悦目。汇报材料在文字结构、内容分配方面，既不能头重脚轻比例失衡，也不能逻辑混乱一团乱麻，要合理利用“三分法”写作法则写好汇报材料。所谓“三分法”，即横分门类、竖分层次、纵分时段，三轴汇合。汇报材料的基本要求是意思表达清楚明白、文段清新生动，结构严谨，布局合理，观点材料配套统一。至于汇报材料的内容，更讲究丰富翔实、详略得当。正如明朝谢榛主张，起句当如爆竹，骤响易彻。开篇先声夺人，阐明汇报主题，奠定汇报主基调。中间要像纸花飞散，层层展开，将汇报内容剥丝抽茧，说清说细，详细撰写最能体现本单位工作水平、工作特色的内容。结句当如撞钟，清音有余，首尾呼应，要言不烦，在实事求是的基础上追求立意升华。
着重挖掘思想深度。汇报材料的思想性是其脱颖而出的“金钥匙”。因此，不妨在“全面布局、理性分析、突出特点”三个方面下功夫。全面布局要求汇报材料要一分为二，既要重视成绩，也不能忽略问题，最好找出问题背后的原因所在，提炼出工作发展的规律和本质。理性分析讲究高度重视“量化”的作用，挖掘工作中存在的各种数字，用数据说话，用事实讲理，增强整篇文稿的客观性。突出特点重在抓住事物的主要矛盾，对领导高度重视的、阶段工作重点安排的、上级部门多次要求的以及业务工作急需的内容都要当作重点阐述，切忌用“摊大饼”的方式写“流水账”。
把握特色出新意。要想使工作汇报给人留下深刻印象，必须说新话、出新招、谋新意。说新话就是要转变说话方式，将本单位、本部门具有的时代特色、地理特色、人物特点等有机结合，为日常工作赋予新的意义。出新招指工作中的新思路、新思想、新办法、新举措等等，要着重介绍。谋新意则是对写作视角和写作方法的更高要求，同样的业务工作，要作出新概括、提出新要求，给人耳目一新的感觉，增强工作汇报的感染力。