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2017年二级秘书资格考试知识点：编制索引
一、编制索引的基本规则
公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
1、在一个由独立的全称构成的公司名称中，将这个名称颠倒过来，出现在前面的那个词就是“姓”。如在Ted Corvair，Inc.这个名称中，Corvair是第一个部分，而Ted则是第二个部分。如果一个公司没用全称，那么就按照通常书写的顺序编索引。
2、如果这个公司的名称为Corvair Construction Company，那么出现在档案中的名称就是原封不动的本名。
3、如果碰到一个公司有两个不同的名称，就依据最常用的那个名称编索引，另一个名称登记在“相互参照条目”中。
4.、当发现一个复合词或用连接号的名称，可把它看成是一个整体。同样，新创造的词也可以看成是一个整体。
5、对于复合地理名词，例如Los Alamor，归档时就把Los看成是第一部分，Alamor看成是第二部分。
6.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw。sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
7。用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
8.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中
有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。
9、按政府和政治名称编制索引...
“2016秘书(三级)考试复习指导：会议管理”一文由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望对广大考生有所帮助，如果您还想了解更多相关详情，请继续关注我们网站的更新!我们将竭诚为广大考生服务！
2016秘书(三级)考试复习指导：会议管理
会议管理
1、会议筹备方案的拟订
内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。
作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
(1)组建会议筹备委员会
(2)分成筹备小组
(3)形成筹备方案
(4)领导审核方案
2、会务检查工作程序
内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。
(1)开会检查的程序
1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查
2)会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知
3)召开协调会并在会上现场解决问题
4)汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实
(2)现场检查的程序
1)指定现场检查的路线和确定现场检查的重点
2)制作检查单，以便记录和汇总
3)按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录
4)对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正
3、会议文件审核工作程序
内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。
(1)起草该文件的秘书就内容进行自审
(2)主观秘书进行初审
(3)如内容涉及部门较多，要进行会审
(4)审核修改后，主要领导或主管领导进行终审
4、拟订会议的应急方案
内容包括：会议举行过程中可能出现的问题(人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题)，出现问题时负责解决的会议工作人员。
(1)预测不可预知的情况
(2)提前准备应对的备选方案
(3)讨论会议紧急情况
(4)确定会议应急方案
5、提示会议按计划进行
是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。...
出国留学网秘书资格考试栏目精心整理提供“2016年四级秘书资格考试辅导资料”希望对广大考生有所帮助，如果您还想了解更多相关详情，请继续关注我们网站的更新!
2016年四级秘书资格考试辅导资料
营造健康、安全的办公环境
一、安全检查的内容
工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰，工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材，工作所需的文件、资料、档案、书籍，工作中人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中，有些应是用人单位提供给职工的，这是《中华人民共和国劳动法》中的规定。例如，工作场所的温度是否达到了要求，门窗是否严密安全，照明是否满足工作的必须，噪音干扰、空气污染是否超标，办公家具和设备是否够用等，这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。
二、办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患
1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患。
2、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。
3、办公家具方面的隐患。
4、办公设备及操作中的隐患。
5、工作中疏忽大意造成伤害的隐患。
6、工作中疏忽大意造成失密的隐患。
7、火灾或消防中的隐患。
三、健康、安全办公环境的基本要求
1、办公区建筑必须坚固安全。
2、光线应充足。
3、温度要适宜。
4、布局应注意通风。
5、办公室空间及座位空问要适当。
6、办公室噪音要低。
7、办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。
8、办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。
9、办公设备的安装、操作要符合要求。
10、办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。
11、办公室提供饮水并符合健康、安全要求。
12、办公区或办公室设置急救包，并定期更换。
13、建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。
14、室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。
四、营造健康、安全办公环境的工作程序
1、确定安全检查周期，定期检查。
2、发现隐患，立即报告、排除。
3、发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。
五、注意事项
1、上岗前应了解的办公场所的安全规定
(1)国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《中华人民共和国劳动法》。
(2)用人单位制定的安全规定和环保规定，如有关吸烟场地的规定。
(3)组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定，如写字楼...
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