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一、字母法和数字法的比较
1、字母顺序排列法的优点
a.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。
b.材料费用较低。
2、字母顺序排列法的缺点
a.查找常用名字时可能会遇到困难。
b.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。
c.需要扩充时不容易估算所需要的空间。
3、数字排列法的优点
a.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。
b.标上数码的文件方便查询。
c.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。
4、数字排列法的缺点
a.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。
b.该系统的建立和保持比较费钱、费时。
c.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。
二、字母法和数字法的综合运用
按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点，我们可以把这两种方法结合起来运用。
在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。例如：假定A用回来表示，在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是1/4.在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用。
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会议协调的内容
1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员
2协调会议相关事项
3协调会议议题
4协调会议纪要
5协调会议决定事项的落实
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2017年二级秘书资格考试知识点：编码
(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数
(3)编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类
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