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一、编制索引的基本规则
公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
6.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw.sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
7.用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
8.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。
9、按政府和政治名称编制索引在为政府信件编制索引时，首先要抽取最重要的词。先按国家，然后再按部门、局或委员会的名称归档。如果是省或者是市，也用同样的方法，在省、市之后是这一级政府中相应的部门、局或其他更小的机构名称。
军事设施要置于国家这一大卷目下，然后再归在设施名称小卷目下。
编索引的整体处理原则可以作为在工作中编制我们自己的索引的重要参考，但一个秘书首先熟悉可用于自己公司的特殊的编制索引的方法。文件管理者应该向秘书介绍过去这个部门已经建立的、适用于所有重要的编索引的方法种类的指导思想。但无论如何，秘书要始终遵循这些指导方针，将文件资料的错置或遗失等情况降到最低程度，并在需要提取时做到迅速无误。
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本文“二级2017秘书资格考点：办公室职位划分与职位分析”出国留学网秘书资格考试栏目精心整理推荐，希望对广大考生有所帮助。更多相关讯息，请继续关注本网。
1、办公室职位划分的含义
办公室职位划分就是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。它包括三方面内容：一是职务和责任;二是必须有一定的工作任务;三是有相应的职权。
2、职位与职称的区别
第一、职位是人与事的有机结合;职称是以人为中心而设置的，强调人的学术或技能水平，与其在组织中所担任的职务无直接关系。
第二、职位的数量是有限的，而职称不受数量限制。
第三、职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。
第四、职位不随人走，而职称可以随人走。
3、办公室职位划分的依据
“因事设职”是办公室职位划分的总标准。办公室职位划分的依据或标准是：
首先，职位划分应以办公室地位为前提。
其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。
再次，办公室职位划分应随客观情况的变化而加以调整。
最后，办公室职位划分的主要任务，是对个人职位加以分析评价，从而得出每个职位上所需要的人的标准，以达到人尽其才。
4、办公室职位划分的功能
办公室职位划分的功能是根据客观的职位划分标准做到人适其职，职得其人，以发挥办公室工作人员的聪明才智和学识技能，使工作获得最佳效果。具体表现为：
(1)办公室职位划分提供了“因事求才”的用人标准。
(2)办公室职位划分是支付工资的重要基础。
(3)办公室职位划分是实行岗位责任制的前提。
(4)办公室职位划分是实现办公室管理科学化和现代化的重要手段。
(5)办公室职位划分是高校制定专业设置计划和招生计划的重要依据。
5、办公室职位划分原则
(1)系统原则
(2)最低职位数量原则
(3)整分合原则
(4)能级原则
6、办公室主任的职责
“服务”是办公室主任的根本职责。具体来说，办公室主任有以下四项职责：
(1)承办。
(2)参谋。
(3)管理。
(4)协调。
7、党政机关办公室秘书职责
党政机关办公室秘书主要有行政秘书、机要秘书、生活秘书和专业秘书，其职责存在差异。(详见P69——70)
8、办公室职位分析及其作用
办公室职位分析就是面对办公室业务工作的复杂结构关系，通过收集和掌握可靠的办公室业务活动情况和规律，找出完成各项业务最佳的方法和途径，并在此基础上确定完成各项职务所需条件的过程。
其作用表现在以下三个方面：
(1)为组织录用、挑选和恰当配置办公人员提供依据。
(2)使办公室职务更加简化和标准化。
(3)是职务评价的重要前提。
9、办公室职位分析的步骤和方法<...
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