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本文“二级秘书资格2017辅导讲义：档案的检索规则 ”出国留学网秘书资格考试栏目精心整理推荐，希望对广大考生有所帮助。更多相关讯息，请继续关注本网。
一、编制索引的基本规则
公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
6.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw.sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
7.用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
8.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。
9、按政府和政治名称编制索引在为政府信件编制索引时，首先要抽取最重要的词。先按国家，然后再按部门、局或委员会的名称归档。如果是省或者是市，也用同样的方法，在省、市之后是这一级政府中相应的部门、局或其他更小的机构名称。
军事设施要置于国家这一大卷目下，然后再归在设施名称小卷目下。
编索引的整体处理原则可以作为在工作中编制我们自己的索引的重要参考，但一个秘书首先熟悉可用于自己公司的特殊的编制索引的方法。文件管理者应该向秘书介绍过去这个部门已经建立的、适用于所有重要的编索引的方法种类的指导思想。但无论如何，秘书要始终遵循这些指导方针，将文件资料的错置或遗失等情况降到最低程度，并在需要提取时做到迅速无误。
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本文“二级2017秘书资格考点：办公室职位划分与职位分析”出国留学网秘书资格考试栏目精心整理推荐，希望对广大考生有所帮助。更多相关讯息，请继续关注本网。
1、办公室职位划分的含义
办公室职位划分就是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。它包括三方面内容：一是职务和责任;二是必须有一定的工作任务;三是有相应的职权。
2、职位与职称的区别
第一、职位是人与事的有机结合;职称是以人为中心而设置的，强调人的学术或技能水平，与其在组织中所担任的职务无直接关系。
第二、职位的数量是有限的，而职称不受数量限制。
第三、职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。
第四、职位不随人走，而职称可以随人走。
3、办公室职位划分的依据
“因事设职”是办公室职位划分的总标准。办公室职位划分的依据或标准是：
首先，职位划分应以办公室地位为前提。
其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。
再次，办公室职位划分应随客观情况的变化而加以调整。
最后，办公室职位划分的主要任务，是对个人职位加以分析评价，从而得出每个职位上所需要的人的标准，以达到人尽其才。
4、办公室职位划分的功能
办公室职位划分的功能是根据客观的职位划分标准做到人适其职，职得其人，以发挥办公室工作人员的聪明才智和学识技能，使工作获得最佳效果。具体表现为：
(1)办公室职位划分提供了“因事求才”的用人标准。
(2)办公室职位划分是支付工资的重要基础。
(3)办公室职位划分是实行岗位责任制的前提。
(4)办公室职位划分是实现办公室管理科学化和现代化的重要手段。
(5)办公室职位划分是高校制定专业设置计划和招生计划的重要依据。
5、办公室职位划分原则
(1)系统原则
(2)最低职位数量原则
(3)整分合原则
(4)能级原则
6、办公室主任的职责
“服务”是办公室主任的根本职责。具体来说，办公室主任有以下四项职责：
(1)承办。
(2)参谋。
(3)管理。
(4)协调。
7、党政机关办公室秘书职责
党政机关办公室秘书主要有行政秘书、机要秘书、生活秘书和专业秘书，其职责存在差异。(详见P69——70)
8、办公室职位分析及其作用
办公室职位分析就是面对办公室业务工作的复杂结构关系，通过收集和掌握可靠的办公室业务活动情况和规律，找出完成各项业务最佳的方法和途径，并在此基础上确定完成各项职务所需条件的过程。
其作用表现在以下三个方面：
(1)为组织录用、挑选和恰当配置办公人员提供依据。
(2)使办公室职务更加简化和标准化。
(3)是职务评价的重要前提。
9、办公室职位分析的步骤和方法<...
本文“二级秘书资格2017重点：礼宾次序”出国留学网秘书资格考试栏目精心整理推荐，希望对广大考生有所帮助。更多相关讯息，请继续关注本网。
礼宾次序
所谓礼宾次序是指重要的礼仪场合的参加团体或个体的位次按一定的规则和惯例进行排列的先后次序。礼宾次序体现了主人对宾客应予的礼遇及这种礼遇给予宾客以平等的地位。因此，涉及公众团体中有多边关系的公关活动自然要求公关人员能够按照礼宾次序予以安排。很显然，这对公关组织和公众都是至关重要的，否则可能引起不必要的争执和误会，给组织形象和公众心理蒙上阴影。
礼宾次序的基本内容包含两个方面：
第一个方面是就位次客体而言，即位次本身的大小、上下及前后。一般情况下，以右为大、为长、为尊，以左为小、为次、为偏。二人同行前者为大，右者为尊;三人并行中者为尊，三人前、后行，前者为大;二人并坐，右者为尊;三人并坐，中者为大。乘坐小轿车时，尊者由右边上车，位低者由左边上车;车内二排席，后排中间为尊位，右边次之，左边再次之，前排司机旁位为最次。
但当主人亲自驾车时，司机旁位为尊位。上楼时，前者为尊，下楼时，特别是楼梯陡时，尊者在后。室内就坐时，以对门的座位为尊。但值得提醒注意的是，我国一般以左为大、为长、为尊，以右为小、为次、为偏。二人同行左者为尊，二人并坐左者为大。而在法国乘坐小轿车，则是后排右位为尊，左位为次，中位最小。如此特殊情况，应予了解，灵活掌握运用。
第二个方面是就位次的主体而言，即位次对象的大小先后。位次本身是固定的，但位次的对象却是随着活动内容的不同而有所变动。要为固定的位次找到适合这一位次的对象同样具有客观的依据标准(当然仅仅是就每一次特定的公关活动而言的)。
一般在重要的礼仪场合位次对象的排定有以下三种方法：
第一，按身分和职务的高低排列。这是礼宾次序排列的主要依据，就一级组织而言，总经理自然列副总经理之前。但事实情况往往要复杂得多，诸如同一系统中上级组织的部门经理与下级组织总经理是平级关系;不同系统的虽有级别差，但年龄、资历、知名度有较大差别;虽同级或有级别差，但就一次特定的活动来说各自施其的影响力有明显差异;虽有级别差，但与主人有明显亲疏倾向，等等。
需要公关人员或参照其他礼宾顺序的排列方法，或为了公关活动的最终成功做灵活缜密细致的统筹，绝不能教条化。至于参加者的真实身份和职务一般以得到确认的材料或对方提供的正式通知为依据，不能凭主观印象或简单凭参加者自己的“申报”，否则可能出现差错造成不良影响。
第二，按字母或笔画顺序排列。多边活动的各方或参加者不便按身份与职务的高低排列的，可采用按字母顺序或笔画顺序排列的方法，这是一种予各方和个人最平等机会的方法，现在公关活动的排次中也被广泛运用。按字母顺序排列，就是将所有参加活动的组织或个人按其名称或姓名的组合字母顺序依次排列，如 Beijing列Shanghai之前，Dow Chemical Ltd列shell chemicalCompany之前。
如果第一个字母相同，则依第二个字母，第二个字母相同，依第三个字母，以此类推。一般涉外公关活动按英语字母顺序排列居多，也可视具体情况按法语、西班牙语等其他语种的字母顺序排列。但不能一次按两种或两种以上语种的字母顺序排列。如果活动参加各方及成员均系华人，一般应按汉字的笔画顺序排列，而不按拼音字母顺序排列...
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