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2018年秘书三级考试知识点：信息反馈的基础及形式
信息反馈的基础
1.信息反馈的目的
信息反馈的目的是检查输出信息的真实性，对信息传递进行检验与调整，为决策提供依据。
2.信息反馈的特点
(1)针对性。信息反馈不同于一般的反映情况，它不是被动反映，而是主动收集，有很强的针对性。
(2)及时性。信息工作要讲求时效，信息反馈更要求及时，以便及早发现问题，解决问题。
(3)连续性。信息反馈的连续性是指对工作活动的情况连续地、有层次地反馈，有助于认识的深化。
信息反馈的形式
信息反馈的形式有两种，分别为正反馈和负反馈、前反馈和后反馈。
1.正反馈和负反馈
正反馈是使系统的输入对输出的影响增大，不断打破旧的平衡状态，促使系统变化
和发展。即返回来的信息对决策者的组织指挥起到肯定或加强的作用，使工作按既定的
方向发展。正反馈一般为反映决策执行中的成绩、经验方面的反馈信息。
负反馈是使系统的输入对输出的影响减少，可以及时发现和纠正系统中的偏差和谬误，使系统偏离目标的运动得以纠正，保证系统达到预期的目的。也就是说，返回的信息对决策者的组织指挥起减弱、否定或部分否定作用，改变或部分改变原来工作的方向和状态。负反馈一般为反映执行中的问题、失误方面的反馈信息。
2.前反馈和后反馈
前反馈是指在反馈之前，对一个系统将会产生的偏差进行预测，并把预测中得出的某些常有苗头、倾向性的信息返给决策机关，使决策机关在偏差出现以前采取措施，以防止偏差的产生和发展，使决策能得以更好实施，达到预期目标。
后反馈是在信息发出之后所产生的反馈。
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2018年秘书三级第一章知识点： 文书基础
内容提要(四大块)：
·应用文书的概念与制发程序;
·应用文书的格式;
·应用文书的要素;
·应用文书的表达方式
第一节 应用文书的概念与制发程序
一、 应用文书的含义与分类
(一) 含义
应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
(二)分类
主要分为三类：
行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、
事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：
意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程
(一)通用公文的制发程序
草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发
(二)事务文书、商务文书的制度发程序
事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
【训练题】：
一、 填空
1、 应用文书分为_____、_______、________三大类。
2、 行政公文有____种。
二、简答
1、通用公文发文办理的一般程序。
2、草拟公文的注意事项有哪些?
三、选择题(真题)
26、决定公文文稿能否生效的环节是( )。
(A)拟办 (B)审核
(C)签发 (D)批办
答案：
一、填空
1、 行政公文、商务文书、事务文书
2、 13
二、简答：
1、草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发
2、略
三、选择
26、C
第二节 应用文书的格式
一、 通用公文的格式
指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
(一)通用公文用纸和印装规格
( 要求字目闪动)
1、 采用国际标准A4型纸<...
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2017年秘书三级知识点第二章第四节
第二章 事务管理
第四节 办公用品管理
一、办公用品与设备的采购程序
(一)相关知识
1、获得设备使用权的方式
(1)购买
(2)租用
2、政府采购概述
(二) 工作程序
1、提出购买申请
2、审批，落实经费
3、招标，选择供应商
4、签订货合同
5、货物入库
6、支付货款
(三)注意事项
1、在自己职权范围内，依程序进行购置
2、按采购程序与供应方确定购货内容，总费用，交货和售后服务等，形成整套购买文件
3、仔细检查
4、如发现不对，马上联系
5、做好相关的文件与单据保管
二、采购预算方案的制定
(一)相关知识
采购预算方案的制定原则：
1、真实性2、重点性3、目标性4、经济合理性
(二)工作程序
1、确定预算的核算基数
2、进行市场调研
3、确定采购产品的种类及型号价格
4、编写预算方案
(三)注意事项
1、编制预算方案一定要进行调查研究，一定要实事求是，不虚报价格
2、不要一味的追求购买高档的办公用品或设备
3、要购置的办公用品或设备必须与当前或预期所必需的
4、事先要安排好要购置的设备所放置的位置
5、慎重选择供应商，对其各方面做全面的比较
6、要征求各方面的意见，方案要切实可行
(四)相关链接
预算的方法：
1、传统的预算方法：承袭上年度的经费，再加上一定比例的变动。
2、零基预算方法：以零为基数编制的预算。从零开始，以零为起点。
三、调配办公资源
(一)相关知识
办公资源包括各类办公设备，办公家具，车辆，会议室，日常用品，图书等
办公资源管理就是实行办公资料统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资资，提高办公资源的使用效率。
办公资源档案和运行记录是进行办公资源管理的核心
(二)工作程序
1、了解本单位所有办公资源的基本情况
2、对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理
3、对办公资源建档，记录应用情况
(1)设备的购买信息
(2)设备的保修信息
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2017年秘书三级知识点第三章第三节
第三章 文书拟写与处理
第三节 文档管理
●档案利用
●档案参考材料的编写
●电子档案的管理
一、 档案利用
(一) 含义
档案利用是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
档案利用工作可以去分为：提供档案利用 AND 利用档案
提供档案利用——针对管理人员而言，指档案管理部门和人员以所藏档案信息资源为基础，向前来咨询的人提供服务
利用档案——针对利用者，利用者以借阅、复制、摘录等形式使用档案的活动
(二) 工作程序
1、 熟悉库藏
包括：档案内容、成分及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值。
2、 分析利用需求
够针对不同工作人员提供服务
1) 满足计划决策人员对档案的需求——主要服务对象
性质与范围 | 概括性、综合性强的高层次信息；可信度高 |
内容 | 政策性文件和分析论证材料。史上处理类似问题所形成的材料，包括决策方案、决策依据、反馈意见等 |
时间和方式 | 有特殊要求。最好主动上门。 |
2) 满足基层管理者对档案的需求
性质 | 具体、详尽、实用的信息 |
内容 |
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2017年秘书三级知识点第三章第二节
第三章 文书拟写与处理
第二节 收发文的处理
文书的审核→ 文书的拟办→ 文书的承办 →文书的催办
一、 文书的审核
(一) 含义
是对文件草稿从内容到形式所做的全面检查合修正工作。
(二) 要求
1、 逐一纠正
2、 一般性问题可以直接修改
3、 需做大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商。
(三) 工作程序
1、 明确审核范围
2、 确定是否需要行文
3、 审核文书内容
4、 检查文字表达
5、 检查文件体式
6、 检查文书在处理程序上是否妥善完备
二、 文书的拟办
(一) 含义
是对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。
(二) 要求
熟悉有关的政策合规定;
熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况
熟悉办文程序和有关规定
拟办意见要符合政策规定和实际情况
拟办意见力求准确、及时、简洁
(三) 工作程序
明确拟办范围
阅读文书内容
提出拟办意见
(四) 注意事项
拟办意见要明确具体
应写明对文书进行阅示的领导或文书承办部门
写清楚承办的时限和要求
写明发送范围和阅读范围
三、 文书的承办
(一) 含义
是指按照文件要求或领导批示、结合工作的实际情况，具体处理文件的工作。
(二) 要求
认真领会拟办、批办意见;
文书的承办要区分轻重缓急
来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考
对于已经承办和处理完毕的文书，要及时清理，并将有关情况及时说明
要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存
(三) 工作程序
了解文书内容
研究批办意见
进行具体办理
(四) 注意事项
四、 文书的催办
(一) 含义
对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。
(二) 要求
催办中发现问题要及时汇报
要填写催办记录单
(三) 工作程序
确定催办的范围
确定催...
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2017年秘书三级知识点第三章第一节
第三章 文书拟写与处理
第一节 文书的拟写
公务文书的写作
通告
一、 基本概念的了解
(一) 含义
是公布社会有关方面应该遵守或者应该周知的事项的公文。
(二) 类型
制约性通知——主要由各级权力机关、行政机关以及司法机关以通告的形式发布具有约束力的法规性文件。如《**市人民政府关于办理建筑纳税的通告》
告知性通知——以通告的形式将某项需在一定范围内周知的事项告诉有关群众或组织。如《**市工商局办理营业执照年检的通告》
比较项目 | 公告 | 通告 | |
相异 | 发文机关 | 国家权力机关、行政系统的领导机关，级别较高 | 各级行政机关、有关部门，不受级别的限制 |
内容的重要性 | 重要事项或法定事项 | 应当遵守或周知的事项 | |
告知范围 | 向国内外公布 | 在一定范围内针对某一方面的问题 | |
写作要求 | 一般采用篇段合一 |
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2017年秘书三级知识点第二章第五节
第二章 事务管理
第五节 信息管理
一、信息的开发
(一)相关知识
1、信息开发的特性
信息开发是对信息进行全面挖掘，综合分析，概括提炼，以获得高层次信息的过程
住处开发具有多次性、共享性、可存储性等特点
2、信息开发的类型
一次信息开发：将无序信息转化为有序信息，如剪报、外文文献编译等
二次信息开发：对一次信息开发进行加工整理后而形成的新信息，提供信息线索，便于人们对信息进行概括了解
三次信息开发：是在一次、二次信息基础之上，通过分析概括而形成更深层次的信息
05年5月
下列属于一次信息的是( )。
(A)简介 (B)剪报 (C)目录 (D)文摘
3、信息开发的主要形式
(1)剪报(2)索引(3)目录编制(4)文献(5)信息资料册(6)简讯(7)调查报告
4、信息编写的类型
(1)动态型信息(2)建议型信息(3)经验型信息(4)问题型信息(5)预测型信息
5、信息开发的要求：注重调查研究，通过各种渠道全面、及时获取信息，充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工，综合分析，提炼和根据，开发出特色，利用价值大，可信度高的信息。
(二)工作程序
1、确定主题
选题的来源通常有三种：一是下达的任务，二是利用者提出的要求，三是根据工作需要自主选择主题。
2、分析信息材料
3、选择信息开发的方法
(1)汇集法(2)归纳法(3)纵深法(4)连横法(5)浓缩法(6)转换法(7)图表法
4、选择开发信息的形式
5、形成信息产品
二、信息的利用
(一)相关知识
1、信息利用的特点
信息利用服务是通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值。具有周期性，经常征性，广泛性和实效性的特点。
2、信息利用的要求
(1)遵守信息法则
(2)维护信息安全
(3)最大限度满足信息需求
(4)注意对日常信息的积累
(二)工作程序
1、熟悉信息的内容
2、确定利用需求
3、确定信息利用服务的途径
(1)信息检索服务(2)信息加工服务(3)定题查询服务(4)信息咨询服务(5)网络信息服务
4、获取信息
5、提供信息
(三)注意事项
跟踪卡和文档日志记录信息借阅情况
三、信息的反馈
(一)...
秘书三级考试就要开始咯，赶快复习起来吧，出国留学网竭尽全力为各位同学准备了“秘书三级资格考试2017考点：会议文件审核工作程序”，希望对各位考生有帮助。
会议文件审核工作程序
内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。
(1)起草该文件的秘书就内容进行自审
(2)主观秘书进行初审
(3)如内容涉及部门较多，要进行会审
(4)审核修改后，主要领导或主管领导进行终审
4、拟订会议的应急方案
内容包括：会议举行过程中可能出现的问题(人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题)，出现问题时负责解决的会议工作人员。
(1)预测不可预知的情况
(2)提前准备应对的备选方案
(3)讨论会议紧急情况
(4)确定会议应急方案
5、提示会议按计划进行
是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。
(1)了解议题和议程
(2)准时宣布开会
(3)有效引导议题
6、处理会议突发事件的程序
(1)向领导报告
(2)启动会议应急方案
(3)实施应急方案
(4)必要时向公共应急机构请求支援
(5)善后工作(向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通)
7、会议总结工作程序
内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。
(1)对会议征询意见，拟就工作总结稿
(2)向领导报告会议结论
(3)总结定稿
(4)印发
(5)归档
(6)组织全体工作人员进行总结
...
秘书三级考试就要开始咯，赶快复习起来吧，出国留学网竭尽全力为各位同学准备了“秘书三级资格考试2017考点：制定工作计划的程序”，希望对各位考生有帮助。
制定工作计划的程序
(1)估量机会
(2)确定计划工作的目标
(3)确定计划工作的前提条件
(4)拟订可供选择的行动方案
(5)评价各种备选方案
(6)选择方案
(7)拟订分计划
(8)编制预算
17、制定承办期限规定的程序
企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定
(1)调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定
(2)时间期限适宜标准
(3)确定同一任务的不同承办周期
(4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期
18、办公室工作评估的程序
实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。
(1)建立一套完整的目标体系
(2)制定目标
(3)组织实施
(4)检查和评估
19、办公用品与设备的采购程序
(1)提出购买申请
(2)审批，落实经费
(3)招标，选择供应商
(4)签订供货合同
(5)货物入库
(6)支付货款
20、制定采购预算方案程序
(1)确定预算的核算基数
(2)进行市场调研
(3)确定采购产品的种类及型号价格
(4)编写预算方案
(5)征求意见，完善方案
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出国留学网小编们精心为广大考生准备了“秘书三级考试2017复习资料：合理进行办公室布局”，各位同学赶快学起来吧，做好万全准备，祝各位同学考试顺利通过。更多相关资讯请持续关注出国留学网。
合理进行办公室布局
(一)基础知识
1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：
(1)开放式办公室。
(2)封闭式办公室。
2.合理进行办公室布局的作用
(1)形成有效率的工作流程。
(2)有利于员工的工作分配。
(3)有利于工作顺利完成。
3.不同办公室布局的设计要求
(1)空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按每平方米计算。空间越大，费用越高。
(2)开放式和封闭式办公室
1)开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点：
①不设个人专用办公室;
②组合工作间的材料丰富多样;
③办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。
2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。
(二)设计不同形式办公室的工作程序
1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求
1)面积、空间大小。
2)人员流通的频率。
3)声音对办公效率的影响。
4)需要设备及家具量的多少。
2.设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能。
3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。
4.注意采光、温度和通风
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