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2018年秘书三级考试知识点：信息反馈的基础及形式
信息反馈的基础
1.信息反馈的目的
信息反馈的目的是检查输出信息的真实性，对信息传递进行检验与调整，为决策提供依据。
2.信息反馈的特点
(1)针对性。信息反馈不同于一般的反映情况，它不是被动反映，而是主动收集，有很强的针对性。
(2)及时性。信息工作要讲求时效，信息反馈更要求及时，以便及早发现问题，解决问题。
(3)连续性。信息反馈的连续性是指对工作活动的情况连续地、有层次地反馈，有助于认识的深化。
信息反馈的形式
信息反馈的形式有两种，分别为正反馈和负反馈、前反馈和后反馈。
1.正反馈和负反馈
正反馈是使系统的输入对输出的影响增大，不断打破旧的平衡状态，促使系统变化
和发展。即返回来的信息对决策者的组织指挥起到肯定或加强的作用，使工作按既定的
方向发展。正反馈一般为反映决策执行中的成绩、经验方面的反馈信息。
负反馈是使系统的输入对输出的影响减少，可以及时发现和纠正系统中的偏差和谬误，使系统偏离目标的运动得以纠正，保证系统达到预期的目的。也就是说，返回的信息对决策者的组织指挥起减弱、否定或部分否定作用，改变或部分改变原来工作的方向和状态。负反馈一般为反映执行中的问题、失误方面的反馈信息。
2.前反馈和后反馈
前反馈是指在反馈之前，对一个系统将会产生的偏差进行预测，并把预测中得出的某些常有苗头、倾向性的信息返给决策机关，使决策机关在偏差出现以前采取措施，以防止偏差的产生和发展，使决策能得以更好实施，达到预期目标。
后反馈是在信息发出之后所产生的反馈。
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2018年秘书资格考试三级重点：制定计划的作用
制定计划的作用
1指明办公室工作所起的作用及所处的地位
2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据
3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致
4.指明事务顺序先后安排
5.是一种主要控制手段和数量化财政计划
计划工作主要内容
1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限
2.每一项任务的数量和质量要求。
3.每一项任务所需费用和其他资源
4.每一项任务所承担的人员及负责人。
5.每一项任务完成情况的检查和监督。
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2018年秘书资格考试三级考点：会议筹备
会议筹备
1.作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现
2.特点：全面性和具体性 计划性 明确性
3.原则：严格时间 事项明确 会议必要
4.内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限。
会议应急方案的内容
1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题
与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任
3.处理会议中意外事件的方法：同上
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2017年秘书三级第三章重点：沟通基础
重点掌握：
·了解实现有效沟通的要素，原则，目标和过程
·掌握有效沟通的基本方法和技巧
·掌握横向沟通和纵向沟通的意义、内容和作用
·认识并掌握危机沟通的技能
第一节 沟通的基本概念与内容
一、什么是沟通
1、沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号，把信息，思想和情感进行传递的过程。
秘书从事的沟通工作具有明显的职业特点：
·非权力支配性
·非职责限定性
·认同疏导性
2、沟通的类型:
按沟通的对象不同划分为：
·人与人之间的沟通
·人的自我沟通
·人与机器的沟通
·组织之间的沟通
按沟通的手段不同可划分为：
·书面语言的沟通：利用文稿实现信息的传递与反馈
优点：便于储存和查询;不足：反馈的时间相对延长
·口头语言的沟通：面对面，一对一的沟通;会议、小组讨论和电话等形式
优点：沟通的效率大为提高;不足：对秘书的语言能力，交流技求较高
·态势语言的沟通：借助于表情、肢体的动作来强化信息交流沟通的手段;
按沟通领域的不同划分：
·网络沟通：借助于计算机实现在组织内外的沟通。
传统的沟通对情感和直接的表达要求更多，而网络沟通则更注重效率和人机控制的有效性
网络沟通的主体：
(1)信息时代的管理者同时也是信息资源的提供主体，也是信息的共享者
(2)员工：即是知识的拥有者，沟通的节点，也是沟通的参与者
(3)技术载体环境(硬件环境)和企业文化环境(软件环境);
网络沟通的载体：互联网、企业内网、企业外部网络
网络沟通的形式包括：电子邮件、网络电话、网络传真和网络新闻发布
网络沟通遵循的原则：
有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制
网络沟通的优势：
(1)极大降低沟通成本，提高沟通效率
(2)实现了沟通的即时性和平等要求
(3)在防火墙技术支持下提高了信息的安全感
网络沟通的不足：
(1)技术有限个体的信息会出现超负荷状态
(2)口头沟通语言与网络语言的差异使语言规范使用要求受到挑战;
(3)横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化
例：2003年6月三级全国卷
目前一些公司内部的沟通逐渐向网络沟通发展。能实现向个体或某个群体传递消息的网络沟通形式是(A、B、C、D)。
(A)电子邮件 (B)网络电话
(C)网络传真 (D)网络新...
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2018年秘书三级第二章考点：办公自动化
重点掌握：
·了解计算机硬件的分类、结构和功能
·会使用WINDOWS XP操作系统
·熟练就用OFFICE办公软件WORD、EXCLE、POWERPOINT进行文字处理，表格加工，多媒体演示等;
·了解计算机网络的基础
第一节 计算机基础知识
一个完整的计算机系统包括硬件(hardware)系统和软件(software)系统
一、 硬件系统：指一台计算机的各种物理设备
1、CPU：控制器用于控制整个计算机自动、连续和协调的完成一条条指令，运算器完成对信息的加工和处理
CPU的性能指标：主频(即计算机的时钟频率)、字长(指计算机能够直接处理的二进制数据的位数)
2、内存储器：容量小，但速度快，直接影响计算机的运行速度
随机存储器(Random Access Memory, RAM)：可以任意读写、存放正在执行的程序代码和临时的数据。
只读存储器(Read Only Memory, ROM)：无法写入，只能读取。存放系统程序和数据等。
存诸器容量指：所能存放的字节数(每单元存放8位二进制数，称为一字节B)用KB、MB、GB表示。
1KB=2#10B=1024B 1MB=2#20B=1024KB 1GB=2#30B=1024MB
3、外存储器：存取速度慢，容量大，用于存放大量暂时不用的数据和程序。
硬盘：容易大，存取速度快;
注意事项：保护0磁道
正在读写文件时不能关掉电源
注意防尘、防震
定期整理硬盘、以提高读写速度
防止病毒对硬盘的破坏
软盘：3.5英寸，1.44MB，速度慢，容量小，但可装可卸，携带便利
光盘：只读型光盘(CD-ROM)、一次写入性光盘和可擦写光盘。
其它移动存储设备：U盘和移动硬盘等
例：2004年11月三级：
多媒体微型计算机系统中的CD-ROM是指( B )。
(A)只读U盘 (B)只读光盘
(C)只读硬盘 (D)只读大容量软盘
例：2003年8月三级：
一般情况下，按照存储容量由大到小的正确排列是( C )。
(A)硬盘、软盘、光盘 (B)光盘、硬盘、软盘
(C)硬盘、光盘、软盘 (D)光盘、软盘、硬盘
4、输入设备：接收用户输入的程序和数据
键盘：
鼠标：光电和机械
5、输出设备：将计算机处理的最终结果或中间结果，以某种形式表现出来的设备。
显示器：阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD)
打印机：
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2018年秘书三级第一章知识点： 文书基础
内容提要(四大块)：
·应用文书的概念与制发程序;
·应用文书的格式;
·应用文书的要素;
·应用文书的表达方式
第一节 应用文书的概念与制发程序
一、 应用文书的含义与分类
(一) 含义
应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
(二)分类
主要分为三类：
行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、
事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：
意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程
(一)通用公文的制发程序
草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发
(二)事务文书、商务文书的制度发程序
事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
【训练题】：
一、 填空
1、 应用文书分为_____、_______、________三大类。
2、 行政公文有____种。
二、简答
1、通用公文发文办理的一般程序。
2、草拟公文的注意事项有哪些?
三、选择题(真题)
26、决定公文文稿能否生效的环节是( )。
(A)拟办 (B)审核
(C)签发 (D)批办
答案：
一、填空
1、 行政公文、商务文书、事务文书
2、 13
二、简答：
1、草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发
2、略
三、选择
26、C
第二节 应用文书的格式
一、 通用公文的格式
指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
(一)通用公文用纸和印装规格
( 要求字目闪动)
1、 采用国际标准A4型纸<...
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2017年秘书三级知识点第二章第四节
第二章 事务管理
第四节 办公用品管理
一、办公用品与设备的采购程序
(一)相关知识
1、获得设备使用权的方式
(1)购买
(2)租用
2、政府采购概述
(二) 工作程序
1、提出购买申请
2、审批，落实经费
3、招标，选择供应商
4、签订货合同
5、货物入库
6、支付货款
(三)注意事项
1、在自己职权范围内，依程序进行购置
2、按采购程序与供应方确定购货内容，总费用，交货和售后服务等，形成整套购买文件
3、仔细检查
4、如发现不对，马上联系
5、做好相关的文件与单据保管
二、采购预算方案的制定
(一)相关知识
采购预算方案的制定原则：
1、真实性2、重点性3、目标性4、经济合理性
(二)工作程序
1、确定预算的核算基数
2、进行市场调研
3、确定采购产品的种类及型号价格
4、编写预算方案
(三)注意事项
1、编制预算方案一定要进行调查研究，一定要实事求是，不虚报价格
2、不要一味的追求购买高档的办公用品或设备
3、要购置的办公用品或设备必须与当前或预期所必需的
4、事先要安排好要购置的设备所放置的位置
5、慎重选择供应商，对其各方面做全面的比较
6、要征求各方面的意见，方案要切实可行
(四)相关链接
预算的方法：
1、传统的预算方法：承袭上年度的经费，再加上一定比例的变动。
2、零基预算方法：以零为基数编制的预算。从零开始，以零为起点。
三、调配办公资源
(一)相关知识
办公资源包括各类办公设备，办公家具，车辆，会议室，日常用品，图书等
办公资源管理就是实行办公资料统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资资，提高办公资源的使用效率。
办公资源档案和运行记录是进行办公资源管理的核心
(二)工作程序
1、了解本单位所有办公资源的基本情况
2、对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理
3、对办公资源建档，记录应用情况
(1)设备的购买信息
(2)设备的保修信息
...
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2017年秘书三级知识点第三章第三节
第三章 文书拟写与处理
第三节 文档管理
●档案利用
●档案参考材料的编写
●电子档案的管理
一、 档案利用
(一) 含义
档案利用是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
档案利用工作可以去分为：提供档案利用 AND 利用档案
提供档案利用——针对管理人员而言，指档案管理部门和人员以所藏档案信息资源为基础，向前来咨询的人提供服务
利用档案——针对利用者，利用者以借阅、复制、摘录等形式使用档案的活动
(二) 工作程序
1、 熟悉库藏
包括：档案内容、成分及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值。
2、 分析利用需求
够针对不同工作人员提供服务
1) 满足计划决策人员对档案的需求——主要服务对象
性质与范围 | 概括性、综合性强的高层次信息；可信度高 |
内容 | 政策性文件和分析论证材料。史上处理类似问题所形成的材料，包括决策方案、决策依据、反馈意见等 |
时间和方式 | 有特殊要求。最好主动上门。 |
2) 满足基层管理者对档案的需求
性质 | 具体、详尽、实用的信息 |
内容 |
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2017年秘书三级知识点第三章第二节
第三章 文书拟写与处理
第二节 收发文的处理
文书的审核→ 文书的拟办→ 文书的承办 →文书的催办
一、 文书的审核
(一) 含义
是对文件草稿从内容到形式所做的全面检查合修正工作。
(二) 要求
1、 逐一纠正
2、 一般性问题可以直接修改
3、 需做大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商。
(三) 工作程序
1、 明确审核范围
2、 确定是否需要行文
3、 审核文书内容
4、 检查文字表达
5、 检查文件体式
6、 检查文书在处理程序上是否妥善完备
二、 文书的拟办
(一) 含义
是对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。
(二) 要求
熟悉有关的政策合规定;
熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况
熟悉办文程序和有关规定
拟办意见要符合政策规定和实际情况
拟办意见力求准确、及时、简洁
(三) 工作程序
明确拟办范围
阅读文书内容
提出拟办意见
(四) 注意事项
拟办意见要明确具体
应写明对文书进行阅示的领导或文书承办部门
写清楚承办的时限和要求
写明发送范围和阅读范围
三、 文书的承办
(一) 含义
是指按照文件要求或领导批示、结合工作的实际情况，具体处理文件的工作。
(二) 要求
认真领会拟办、批办意见;
文书的承办要区分轻重缓急
来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考
对于已经承办和处理完毕的文书，要及时清理，并将有关情况及时说明
要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存
(三) 工作程序
了解文书内容
研究批办意见
进行具体办理
(四) 注意事项
四、 文书的催办
(一) 含义
对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。
(二) 要求
催办中发现问题要及时汇报
要填写催办记录单
(三) 工作程序
确定催办的范围
确定催...
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2017年秘书三级知识点第三章第一节
第三章 文书拟写与处理
第一节 文书的拟写
公务文书的写作
通告
一、 基本概念的了解
(一) 含义
是公布社会有关方面应该遵守或者应该周知的事项的公文。
(二) 类型
制约性通知——主要由各级权力机关、行政机关以及司法机关以通告的形式发布具有约束力的法规性文件。如《**市人民政府关于办理建筑纳税的通告》
告知性通知——以通告的形式将某项需在一定范围内周知的事项告诉有关群众或组织。如《**市工商局办理营业执照年检的通告》
比较项目 | 公告 | 通告 | |
相异 | 发文机关 | 国家权力机关、行政系统的领导机关，级别较高 | 各级行政机关、有关部门，不受级别的限制 |
内容的重要性 | 重要事项或法定事项 | 应当遵守或周知的事项 | |
告知范围 | 向国内外公布 | 在一定范围内针对某一方面的问题 | |
写作要求 | 一般采用篇段合一 |
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