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08-27
出国留学网小编为你整理“2017年秘书资格证二级考点：分类方法比较”哦，包括秘书资格考点等相关内容，欢迎广大网友前来学习，希望对你有所帮助!更多资讯关注本网站的更新吧!
字母法和数字法的比较
1、 字母顺序排列法的优点
1.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。
1.材料费用较低。
2、字母顺序排列法的缺点
1.查找常用名字时可能会遇到困难。
2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。
3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。
3、数字排列法的优点
1. 标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。
2.标上数码的文件方便查询。
2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。
4、数字排列法的缺点
1.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。
2.该系统的建立和保持比较费钱、费时。
3.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。
08-27
出国留学网小编为你整理“2017年秘书资格证二级考点：档案的转移”哦，包括秘书资格考点等相关内容，欢迎广大网友前来学习，希望对你有所帮助!更多资讯关注本网站的更新吧!
档案的转移
我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。
1.在转移之前计划好新的档案。
2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。
3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。
4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。
5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。
6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。
7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。
8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。
08-27
出国留学网小编为你整理“2017年秘书资格证二级考点：档案的检索规则”哦，包括秘书资格考点等相关内容，欢迎广大网友前来学习，希望对你有所帮助!更多资讯关注本网站的更新吧!
一、编制索引的基本规则
公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
1.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw。sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
2.用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
3.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中
有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。
08-27
出国留学网小编为你整理“2017年秘书资格证二级考点：档案信息安全”哦，包括秘书资格考点等相关内容，欢迎广大网友前来学习，希望对你有所帮助!更多资讯关注本网站的更新吧!
档案信息安全
一、控制纸质档案的使用
档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。
把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。
二、控制缩微品档案的使用
缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：
(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。
(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。
(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。
(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。
(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。
08-27
出国留学网小编为你整理“2017年秘书资格证二级考点：保密原则”哦，包括秘书资格考点等相关内容，欢迎广大网友前来学习，希望对你有所帮助!更多资讯关注本网站的更新吧!
1.办公室工作安全与保密的特点
(1) 鲜明的政治性
(2) 明显的现实性
(3) 明确的保密性
(4) 广泛的群众性
(5) 一定的区域性
2.办公室机要保密工作内容
办公室除要保守国家秘密外，还涉及以下保密内容：
(1) 文件保密
(2) 会议保密
(3) 新闻报道和出版的保密
(4) 科技和涉外保密
(5) 电讯设备及通讯保密
(6) 经济情报保密
(7) 办公自动化系统安全和计算机的保密
3.办公室工作安全与保密的措施
(1) 加强保密教育
(2) 建立保密制度
(3) 严格挑选机要人员
(4) 严格划分秘密等级
(5) 保密工作人员须知
4.办公自动化系统安全
办公自动化系统安全指办公自动化系统的硬件、软件、信息、网络和操作人员的人身安全受到保护，没危险，不因自然的和人为的因素而遭致破坏，保证系统能连续正常工作。
办公自动化系统安全的内容有：
(1) 办公自动化系统实体安全
(2) 办公自动化系统软件安全
(3) 办公自动化系统信息安全
(4) 办公自动化系统网络安全
(5) 办公自动化系统操作人员人身安全
5、 办公自动化系统安全与保密的内容
(1) 安全性。包括：内部安全与外部安全、系统边界与安全防线、防止用户泄密、识别与确证、可信系统、访问控制审计跟踪。
(2) 完整性。包括：软件完整性、数据完整性、。
(3) 保密性。主要利用密码技术对信息进行加密处理，防止信息非法泄密。
6、 计算机系统安全管理原则
(1) 多人负责原则
(2) 任期有限原则
(3) 职责分离原则
(4) 选用优秀人才的用人原则
(5) 最小特权原则
(6) 安全足够原则
(7) 安全友善性原则
(8) 严格遵守国家有关法令原则
(9) 一把手原则
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