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07-05
要参加秘书证二级考试的同学们，出国留学网为你整理了“2017年二级秘书资格证考点讲义：字母法和数字法的比较”，信息含金量大，详情请关注出国留学网。
2017年二级秘书资格证考点讲义：字母法和数字法的比较
1、 字母顺序排列法的优点
1.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。
1.材料费用较低。
2、字母顺序排列法的缺点
1.查找常用名字时可能会遇到困难。
2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。
3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。
秘书的工作主要是围绕领导的工作需要而展开，辅助与服务于领导工作，当好领导的参谋及助手，秘书在与领导相处时.要主动领会领导的意图。秘书如果刻意同领导形影不离，反而会适得其反，或让领导方案，或使领导觉得碍手碍脚，切记自己起的是辅助、参谋的作用，最后还是由领导作决定，不要形成喧宾夺主的印象。在现实生活中，领导与秘书大部分时间是各自办公，聪明的秘书明自，并非陪领导时间越长越好。因此，回避是必要的。如何回避，回避如何艺术处理，出国留学网考试频道小编为各位整理相关常识，供大家参考与阅读。
1.需要秘书回避的情况
(1)领导正严肃而神秘地讨论一些重大问题时
比如传达上级的一个重要通报，研究一些重要的人事安排。相互交流对下级某些主要领异人员的看法，对某些问题的认识不一致而发生了争执……
(2)上级领导机关找领导谈话时
谈话的内容可能不是一般的组织管理问题，而是一些重要的机密问题，比如传达上级的决定，研究某些人事安排，交换对班子中某些人的看法，或者谈一些首长本人的问题等，这些谈话内容不能记录，不能公开，无须秘书在场。
(3)领导找某个人单独谈话时
领导找谁谈话，在什么时候谈话，都是很慎重的，如果是领导主动找某人谈话，这种谈话内容就更带有一定的保密性。领导可能是找他交代什么工作，或者谈他的个人问题等，这些都没必要让第三者知道。
(4)领导和密友交谈时
领导和密友的私人交谈是随意的、没有职务等级区别的、甚至是调皮放肆的，当然不排除密友找领导办一些私事，或者反映一些本单位出现的问题，或者发表一些对某些重大问题的看法等。
(5)领导的亲属来找领导时
说明有要事或急事需要和领导面谈。遇到这种情况，秘书不宜在场。
2.秘书回避时应注意的问题
(1)符合领导的习惯
有的领导独立性较强，一般不依赖秘书，万不得已时才叫秘书办理一些事情。在这样的领导手下工作，秘书的回避就要多一些。有的领导独立性差些，事事依赖秘书，有些私事也要秘书出面办理，此时，秘书的回避就要少些。
(2)回避后适时询问领导有何吩咐安排
不要一看需要回避，就认为没有自己的事了。待领导需要你办事却找不到你时，就很可能要出问题。
(3)注意领导的某些暗示
在和领导相处时，何时回避何时不回避的“度”有时很难把握，这就要注意领导对你的某种暗示，聪明的秘书对领导的一举一动，有时甚至是一个眼神包含一种什么意思，都是十分清楚的，无需别人指教。这就需要秘书处处留神，从领导的无声语言中领会明确的含义。
...陪同首长
陪同首长是秘书经常性的任务之一。首长活动一般有四种形式：一是下部队;二是参加上级会议或集训;三是到友邻单位协调工作或走访;四是参加地方党政会议或其他活动。首长秘书是随行工作的具体组织者,起着联系上下左右的纽带作用,秘书的组织、协调工作做得如何,直接影响服务保障工作的质量和首长活动的顺利与否。出国留学网考试频道小编为各位收集整理陪同首长的基本常识，供大家阅读和参考。
(一)精心做好出发准备。
当接受任务后，首先，要弄清首长到哪去、干什么、怎么走、什么时间走、怎样活动。努力做到“五清”：首长活动的时间清、地点清、方式清、日程清、任务清。其次，要熟知所去单位的基本情况、行车路线和路况，特别是陪同刚到本单位工作的首长，更要注意这些。同时，做到首长所询问的问题能回答上来，首长有疑问的能解释清楚，首长拿不准的问题能提出建议。第三，安排车辆或订购车票，通知或联系所去单位，讲清出发时间、到达时间、人员、工作任务和活动日程。第四，根据首长指示和意图拟定活动计划。第五，准备好生活用品。必要时可根据以上情况列出详细的活动日程，确保不误时、不误事。
(二)细心安排各项活动。
要想在首长前，谋在首长先。根据首长指示和意图所拟制出的首长活动日程安排，要及时向首长报告或审阅，让首长对活动安排心中有数。根据日程安排，对首长做哪项工作、参加哪项活动、哪些场合需要首长讲话、讲什么内容，要提前准备，周密计划，精心安排。凡涉及首长参加的活动，都要提前提醒首长，并按时请首长入场。如需要首长讲话时，要为首长带好讲话稿、并认真检查有无错页、漏页。如首长参加地方组织的活动，应事先确切了解活动时间、地点、内容、地方参加领导、是否设主席台、是否安排首长在主席台就座，并将以上情况及时报告首长。必要时先熟悉一下路线，到现场看一下。陪首长到达活动地点后，要马上安排好首长的休息或入场，适时向地方领导或有关人员介绍首长，如首长座次安排有问题，积极与地方有关部门协调纠正。陪同首长活动，还要注意拾遗补缺。古人说“屋漏在上，知之在下。”再高明的领导也难免有失误的时候，再精密的思考也难免有疏漏的地方。所以一旦发现失误或遗漏，应积极巧妙地加以弥补。不能唯唯诺诺、谨小慎微、前怕狼后怕虎。 “无私才能无畏，不讳方敢直言”。只要出于公心，是抱着对工作、对首长高度负责的态度，就不要有任何顾虑和担心。
(三)尽心尽力办好每一件小事。
陪同首长活动，切忌高傲自大。不能“一人之下，众人之上”。陪同人员的自身形象，在某些方面代表着首长的形象。因此，作为陪同人员要注意小节，注意礼节，严格自身要求，树立良好形象。乘车时要等首长，不要让首长等你;用餐时要等首长坐好，再按照主人的安排入座，做到首长不到不能到，首长不坐不能坐，首长不吃不能吃，首长不起不能起。要严守纪律，不能把涉及党委机关和部队领导的一些机密事项透漏给地方人员和基层官兵，更不能为显示自己乱许愿，表一些不该表的态，讲一些不该讲的话。
(四)、用心搞好归队汇报。
注意留心掌握首长想什么、讲什么、抓什么、作为机关应该做什么。归队后及时写出情况汇报。
...在日常工作中，秘书掌握一些接听电话的礼仪，会让对方在你亲切的话语中心平气和地谈事情，让客人对公司产生良好的印象，会有很大的帮助。信息技术的发展和工作节奏的加快，电话在机关工作中的作用越来越显得重要。正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，使用不好，既会误事漏事，又会影响上下、内外的团结和协。根据出国留学网考试频道小编了解，使用电话应注意以下几点：
(1)及时接听。
一般情况下应该保证在电话铃响三声之内接听电话，但要避免在电话刚刚响起时就接电话，否则说不定会让对方吓一跳。当电话响第二声以后接电话是最合适的时间。如果因为其他原因在电话铃响三声之后才接起电话，首先要说声：“对不起，让您久等了!”
(2)应对谦和。
拿起话筒后，首先要问好，然后自报家门。严禁以“喂”字开头，因为“喂”表示希望先知道对方是谁，等着对方告诉你。而且，如果“喂”时语气不好，极容易让人反感。所以，接电话时的问候应该是热情而亲切的“您好!”如果对方首先问好，要立即问候对方，不要一声不吭，故弄玄虚。至于自报家门，则是为了告诉对方，这里是哪个单位或是哪个部门或是具体哪一位。在通话过程中，对打电话的人要谦恭友好，尤其是在打来业务电话咨询或有求于己的时候，更要表现得不卑不亢、热情亲切。
通话终止的时候，不要忘记向发话人说声“再见”。如通话因故暂时中断，要等候对方再拨进来。对于重要的客人或上级，要主动拨回去。不要扬长而去，也不要为此而责怪对方。
接到误拨进来的电话，需要耐心、简短地向对方说明。如有可能，还要给对方提供必要的帮助，或者为其代转电话，不要生气动怒，甚至出口伤人。
(3)主次分明。
接听电话的时候，要暂时放下手头的工作，不要和其他人交谈或做其他事情。如果你正在和别人谈话，应示意自己要接电话，一会再说，并在接完电话后向对方道歉。同时也不要让打电话的人感到“电话打的不是时候”。如果目前的工作非常重要，可在接电话后向来电者说明原因，表示歉意，并再约一个具体时间，到时再主动打过去，在通话的开始再次向对方致歉。
纵然再忙，也不能拔下电话线，或者来电不接就直接挂断。这些都是非常不礼貌的行为。
(4)一视同仁。极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使接电话时，也极为庸俗地“因人而异”，“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时，一开始总是“拿架子”，“打官腔”，先是爱搭不理。
而做为秘书来说更重要的有二点：
(一)接听要仔细，记录要认真。对来自直接首长和上下级以及地方有关部门的电话，首先要问清单位、姓名和职务，连同电话内容一一记清。对重要内容记完后应主动要求对方复述，进行校对，防止错传漏办。有时因对方地方口音重、讲话快、声音小，有的内容听不清楚，要不厌其问，不要因为是上级和首长不好意思问、不敢问，一定要把主要内容搞清楚，以免造成工作失误。
(二)态度要和蔼，语言要文明。电话是语言交流工具，只能听其声，不能观其形，态度和不和蔼、语言文不文明非常重要。有的同志给上级和领导打电话毕恭毕敬，可给下级打电话却盛气凌人、拖腔拉调、哼哼哈哈。这...
印章管理规定
公司的公章等重要的印章都是代表公司的行为的证明。社会上有两种承担法律责任的主体，一种是自然人，一种是法人。我们自然人是以签名作为自己认可某种行为或某种意思内容的表示，而公司则以印章作为自己认可某种行为或某种意思内容的表示。所以我们保管公司印章要象对待自己的签名一些慎重。因为从法律上来讲，我们对自己盖章的材料一般都应该承担法律责任的。做为一个秘书，管理好印章是重要而基本的工作，那印章管理规定有哪些基本常识，看出国留学网考试频道为您的介绍。
第一条 印章刻制
公司印章指公司的公章、财务专用章、法定代表人人名章、合同专用章、发票专用章、业务章、计划申报章及其他印章等。
申请刻制印章的部门需填写《印章刻制申请表》,报总经理批准后，由公司统一制作。合同专用章需要刻制超过1枚的，应按序列号管理。
第二条 印章的使用范围
公章：公司介绍信、内/外部往来公文及其他指定需使用公章的法律文件;
法人章：凡指定需使用法人章的法律文件;
合同专用章：公司与外部公司、合伙方或其他经济实体之间的任何合同、协议、备忘录、合作意向书或其他合同性文件;
财务专用章：公司对外付款的支付文件，如支票、汇票、资金收付凭据等;
发票专用章：对外销售活动开具的发票;
法定代表人人名章：开具汇票、支票及向银行提交的税收缴款书等其他凭据或有要求法定表人签字的文件。
业务章：主要用于业务人员请车、铁路大票盖章。
计划申报章：向铁路局申报运输计划时使用。
第三条 印章的日常管理
使用申请及批准
申请使用人应填写《印章使用登记单》，由部门负责人或单位负责人批准： 使用公章、法人章、合同专用章、业务章，需经单位负责人批准;使用财务章、发票专用章、报关章，需经财务负责人批准。
印章使用
印章保管人员在审核盖章条件符合后,方可履行盖章手续; 同时应设立印章使和印章名称
持有部门
保管人、公章、行政人事部、行政人事部负责人、法人章、行政人事部、行政人事部负责人、合同专用章、行政人事部、行政人事部负责人、发票专用章、财务部、财务部负责人、财务章、财务部、财务部负责人 业务章、业务部、业务部负责人、计划申报章、业务部、业务部负责人。
...
秘书知识素养
对于秘书人员来说，秘书必备的基础知识、专业知识、相关知识都是所关注和迫切需要的，无论是什么层次、什么部门的秘书都用得上，据出国留学网考试频道了解对一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面:
一、基础知识
1. 科学文化知识：基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2. 马列主义理论知识：哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3. 政策法规知识：这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识
是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论， 也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三 相关知识
秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
4 心理学知识。
四 社会知识
国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
国内知识，国情，民情，民俗，民风等
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